Sau khi tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH sang nơi chuyển đến theo quy định của cơ quan BHXH Việt Nam. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của VIN-BHXH để biết thêm chi tiết về thủ tục này nhé!
Khi doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi giấy phép kinh doanh, trụ sở, địa điểm kinh doanh thì thủ tục chuyển quận BHXH là một trong những thủ tục rất quan trọng và cần thiết. Theo quy định hiện hành tại Công văn số 1366/BHXH-THU ngày 20/4/2011, cơ quan BHXH TP. Hồ Chí Minh đã tiến hành hướng dẫn chi tiết các bước trong quy trình chuyển quận BHXH quản lý khi thay đổi địa điểm kinh doanh.
Sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh, chuyển địa điểm trụ sở của công ty thì đơn vị cần thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH để chuyển nơi đăng ký tham gia bảo hiểm cũ sang cơ quan BHXH quản lý mới. Có 02 bước cơ bản trong quy trình chuyển quận BHXH, đó là:
Bước 1: Báo giảm BHXH, BHYT, BHTN và chốt sổ BHXH đối với cơ quan BHXH nơi đi;
Bước 2: Báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH nơi đến;
Báo giảm BHXH
Để thực hiện báo giảm BHXH cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi, doanh nghiệp phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ liên quan như sau:
Bản sao giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của đơn vị (01 bản);
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản);
Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người);
Chứng từ nộp tiền (bản sao nếu có);
Phiếu giao nhận hồ sơ ngưng tham gia BHXH (mẫu 106, 02 bản);
Hoặc in và gửi hồ sơ điện tử mẫu 600a báo giảm tất cả lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (có ký xác nhận và đóng dấu) lên cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
Thời hạn giải quyết: trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ báo giảm của công ty.
* Lưu ý:
- Sau khi nộp hồ sơ báo giảm điện tử 600a cho cơ quan BHXH, công ty phải liên hệ với người quản lý thu để xác nhận công nợ cần thanh toán cho cơ quan BHXH. Đơn vị tiến hành thanh toán công nợ trên và nộp hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi.
- Đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, khi thực hiện giao dịch thành công nhưng đơn vị lại không đính kèm hình ảnh của một số giấy tờ như: Bản sao giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của đơn vị, Chứng từ nộp tiền, … thì công ty phải in bảng kê và nộp các hồ sơ này cùng thẻ BHYT (nếu có) cho cơ quan BHXH theo đường bưu điện (phí bưu điện sẽ do cơ quan BHXH chi trả).
- Công ty phải tiến hành thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng và nộp cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước ngày 05 của tháng báo giảm. Trường hợp không thu hồi được thẻ BHYT, đơn vị lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại theo mẫu D02-TS.
- Nếu đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được cộng thêm 2 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm BHXH, công ty tiến hành nộp 01 bộ hồ sơ để hoàn thành thủ tục chốt sổ tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
Thành phần hồ sơ chốt sổ BHXH gồm có:
Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ mới (mẫu 321, 02 bản);
Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ cũ (mẫu 301, 02 bản);
Tờ rời sổ (nếu có);
Sổ BHXH (01 sổ/ người);
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS, 1 bản/người);
Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có);
Thời hạn giải quyết: trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ chốt sổ của công ty.
* Lưu ý:
- Đơn vị phải thực hiện thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN cho đến tháng chuyển đi, nộp hồ sơ giải quyết các chế độ của người lao động tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước khi chuyển sang cơ quan BHXH mới.
- Đơn vị cần nhanh chóng, kịp thời đăng ký tham gia BHXH tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến mà không cần phải đợi cơ quan BHXH nơi chuyển đi giải quyết xong các hồ sơ, yêu cầu của công ty.
- Nếu đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được cộng thêm 2 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến, doanh nghiệp tiến hành lập 01 bộ hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN để hoàn tất thủ tục chuyển quận BHXH.
Thành phần hồ sơ:
Thông báo chuyển địa điểm;
Biên bản chuyển địa bàn quản lý BHXH;
Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT;
Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH trước đó (mẫu C12-TS, 01 bản);
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 01 bản);
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 01 bản/người);
Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động (bản sao có chứng thực);
Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS, 01 bản);
Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 101, 02 bản);
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ trên, công ty tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi chuyển đến.
Lưu ý:
- Trong vòng 04 ngày kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH, đơn vị phải chuyển ngay số tiền tham gia BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên làm căn cứ cho cơ quan BHXH nơi chuyển đến cấp thẻ BHYT kịp thời cho người lao động.
- Nếu đơn vị lựa chọn việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được cộng thêm 2 ngày cho mỗi lượt (tức là 12 ngày/lượt).
Bài viết vừa rồi là hướng dẫn thủ tục chuyển quận BHXH khi đơn vị thay đổi địa điểm kinh doanh. Hy vọng bài viết đã mang lại cho quý độc giả những kiến thức bổ ích trong quá trình làm việc. Hãy theo dõi VIN-BHXH để cập nhật thêm nhiều thông tin về BHXH nhé!
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
