1. Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ123/2020).
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – NĐ123/2020) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng (nếu có) đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.
Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Doanh nghiệp, tổ chức phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – NĐ 123/2020.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
3. Sử dụng hoá đơn điện tử
Theo quy định mới tại NĐ123/2020 thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như quy định trước đây.
4. Xử lý hoá đơn có sai sót
- Đối với hoá đơn có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Người bán lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.
Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế:
Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hoá đơn mới.
Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hoá ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn sau:
Người bán lập hoá đơn điều chỉnh:
Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh thì hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót.
Hoá đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.
Người bán lập hoá đơn điện tử mới điều chỉnh cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Lưu ý: Điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Người bán lập hoá đơn thay thế:
Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn thay thế thì hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót.
Hoá đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.
Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Lưu ý:
Người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót trong cả 2 cách sử dụng hoá đơn trên.
Thông báo có thể gửi cho một hoặc nhiều hóa đơn, tại bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
- Đối với hoá đơn không có mã của cơ quan thuế:
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan thuế cấp mã.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, VIN-HOADON là địa điểm tin cậy để quý khách gửi trọn niềm tin sử dụng dịch vụ. Phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON đã được kiểm tra đánh giá bởi Cục thuế Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và đã triển khai tại 63 tỉnh thành.
Những thắc mắc chi tiết, quý khách hàng có thể liên hệ đến Tổng đài: 1900 6134 để được hỗ trợ tư vấn
