Triển khai áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, VIN-HOADON đã nhận được nhiều thắc mắc về quy cách ghi Số hóa đơn như thế nào là đúng. VIN-HOADON xin phép chia sẻ những quy định về quy cách ghi số hóa đơn như sau:
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về số hóa đơn:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Theo quy định tại điểm a) ở trên, Số hoá đơn có một số nguyên tắc sau:
1. Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử tại Nghị định 123 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Sau mỗi năm sẽ cấp lại Số hoá đơn từ đầu.
2. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn (Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn khác nhau thì đánh số hoá đơn lặp lại theo nguyên tắc trên).
Như vậy, Số hóa đơn có thể được thể hiện 1 trong 2 hình thức Số hoá đơn khi phát hành hoá đơn điện tử như sau:
- Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số: 1, 2, 3...
- Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, gồm các số 0 đằng trước: 00000001, 00000002, 00000003, …
Tuỳ vào việc doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của Tổ chức cung cấp nào thì việc thể hiện Số hoá đơn sẽ theo quy ước của Tổ chức cung cấp đó khi thực hiện khởi tạo, phát hành hoá đơn.
