Chữ ký số là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký số

Kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng hay làm thủ tục hành chính trực tuyến... những việc này ngày càng gắn liền với chữ ký số. Thay vì in tài liệu ra ký tay, bạn có thể ký ngay trên các hệ thống điện tử phù hợp.

Vậy chữ ký số là gì, hoạt động như thế nào và có giá trị pháp lý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách thức hoạt động, điều kiện sử dụng và giá trị pháp lý của chữ ký số theo quy định hiện hành.

Chữ ký số là gì?

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm hai khóa: khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số.

Chữ ký số cho biết ai là người ký, người đó đã đồng ý với nội dung nào và tài liệu có bị sửa sau khi ký hay không. Chữ ký số không phải là ảnh chữ ký dán vào file, mà là dữ liệu được tạo bằng mật mã và gắn với chứng thư chữ ký số.

Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số hoạt động dựa trên cặp khóa mật mã gồm khóa bí mật và khóa công khai. Hai khóa có chức năng khác nhau nhưng liên kết chặt chẽ với nhau trong quá trình tạo và kiểm tra chữ ký.

• Khóa bí mật: Được sử dụng để tạo chữ ký số và cần được bảo vệ, kiểm soát bởi người ký.
• Khóa công khai: Được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bằng khóa bí mật tương ứng.

Để dễ hình dung, khóa bí mật giống như con dấu chỉ riêng bạn giữ, còn khóa công khai giống bản mẫu dấu gửi cho người nhận để họ đối chiếu xem dấu có đúng của bạn hay không.

Khi thực hiện ký số trên một tài liệu điện tử, quy trình thường diễn ra qua ba bước:

Bước 1. Lựa chọn tài liệu và xác nhận ký số

Người dùng mở tài liệu cần ký trên phần mềm hoặc hệ thống hỗ trợ chữ ký số. Tùy phương thức sử dụng, người ký có thể nhập mã PIN trên USB Token hoặc xác nhận yêu cầu ký thông qua dịch vụ chữ ký số từ xa.

Bước 2. Tạo và gắn chữ ký số vào tài liệu

Sau khi người dùng xác nhận, hệ thống sử dụng khóa bí mật để tạo chữ ký số gắn với dữ liệu của tài liệu tại thời điểm ký. Nhờ vậy, chữ ký gắn chặt với người ký và đúng nội dung tại thời điểm ký.

Bước 3. Kiểm tra chữ ký số

Khi nhận tài liệu, bên nhận có thể dùng phần mềm kiểm tra chữ ký số, khóa công khai và thông tin chứng thư chữ ký số để biết người ký là ai, chữ ký còn hiệu lực hay không và nội dung có được giữ nguyên hay không.

Ví dụ, doanh nghiệp ký số trên một hợp đồng điện tử rồi gửi cho đối tác. Nếu nội dung hợp đồng bị chỉnh sửa sau khi ký, kết quả kiểm tra chữ ký có thể phát hiện tài liệu không còn nguyên vẹn so với thời điểm tạo chữ ký.

Chữ ký số chỉ giúp phát hiện tài liệu bị sửa, không mã hóa hay giữ kín nội dung. Với tài liệu mật, bạn vẫn cần biện pháp bảo vệ riêng.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023. Theo đó, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Riêng với chữ ký số, giá trị pháp lý được nêu cụ thể cho từng trường hợp.

Đối với cá nhân

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy (khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Nhờ vậy, bạn có thể ký tài liệu điện tử mà không cần in ra ký tay, miễn là chữ ký đáp ứng quy định pháp luật và phù hợp với giao dịch đang thực hiện.

Đối với cơ quan, tổ chức

Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức, tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó (hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn) được xem là đáp ứng yêu cầu này (khoản 3 Điều 23).

Cần phân biệt hai trường hợp này. Không phải chữ ký số nào cũng tự động có giá trị như chữ ký tay và con dấu trong mọi tình huống.

Điều kiện để chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật

Theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số phải đáp ứng các yêu cầu về việc xác định người ký, cách thức tạo chữ ký, nội dung tài liệu điện tử không bị thay đổi và chứng thư chữ ký số.

Các điều kiện quan trọng gồm:

• Xác định được người ký và sự đồng ý của người đó đối với nội dung được ký.
• Dữ liệu dùng để tạo chữ ký (khóa bí mật) chỉ gắn với đúng nội dung được đồng ý và nằm trong sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Mọi thay đổi đối với tài liệu sau thời điểm ký đều có thể được phát hiện.
• Chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số phù hợp theo quy định.
• Thiết bị hoặc hệ thống dùng để ký phải bảo vệ khóa bí mật, chống giả mạo và không làm thay đổi nội dung cần ký.

Dựa vào các điều kiện này, có thể phân biệt chữ ký số thật với hình ảnh chữ ký chèn vào văn bản.

Chứng thư chữ ký số là gì? Có vai trò như thế nào?

Chứng thư chữ ký số là chứng thư điện tử gắn thông tin của cá nhân hoặc tổ chức được cấp với khóa công khai tương ứng, phục vụ việc kiểm tra chữ ký số.

Có thể hiểu đơn giản, chữ ký số được tạo bằng khóa bí mật, còn chứng thư chữ ký số cung cấp những thông tin cần thiết để bên nhận biết khóa công khai thuộc về ai và chứng thư có còn hợp lệ hay không.

Theo Điều 6 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, nội dung của chứng thư chữ ký số công cộng gồm:

• Tên tổ chức phát hành chứng thư.
• Tên người hoặc tổ chức được cấp chứng thư.
• Số hiệu và thời hạn hiệu lực của chứng thư.
• Khóa công khai của người hoặc tổ chức được cấp chứng thư.
• Chữ ký số của tổ chức phát hành chứng thư.
• Mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư.
• Trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Thuật toán khóa không đối xứng.

Vì sao cần chứng thư chữ ký số?

Nếu chỉ có chữ ký mà không có thông tin đáng tin cậy đi kèm, bên nhận sẽ khó biết chữ ký đó thuộc về cá nhân hay tổ chức nào.

Chứng thư chữ ký số liên kết khóa công khai với người được cấp, đồng thời cho biết trạng thái, phạm vi sử dụng và tính hợp lệ của chữ ký.

Chẳng hạn, khi nhận một hợp đồng đã ký số, doanh nghiệp có thể xem chứng thư để biết người ký, đơn vị phát hành chứng thư và chứng thư có hiệu lực tại thời điểm ký hay không. Đây là bước quan trọng trước khi chấp nhận tài liệu điện tử.

Làm thế nào để kiểm tra chữ ký số hợp lệ?

Khi nhận một tài liệu đã ký số, người dùng không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký hoặc dấu xác nhận hiển thị trên tài liệu. Việc kiểm tra cần được thực hiện thông qua phần mềm hoặc hệ thống có hỗ trợ kiểm tra chữ ký số.

Khi kiểm tra, phần mềm sẽ dùng khóa công khai để đối chiếu chữ ký, đồng thời cho biết thông tin chứng thư và trạng thái hiệu lực của chứng thư tại thời điểm ký.

Những thông tin quan trọng cần kiểm tra gồm:

• Thông tin người ký: Tên cá nhân hoặc tổ chức đứng tên trên chứng thư chữ ký số.
• Trạng thái chứng thư: Chứng thư có hiệu lực tại thời điểm ký, có bị tạm dừng hoặc thu hồi hay không.
• Nội dung tài liệu: Nội dung có bị thay đổi sau khi ký hay không.
• Phạm vi sử dụng: Chứng thư có phù hợp với mục đích giao dịch và thẩm quyền của người ký hay không.
• Kết quả từ phần mềm: Thông báo chữ ký hợp lệ hoặc không hợp lệ.

Lưu ý: chứng thư hết hạn tại thời điểm kiểm tra không có nghĩa là mọi tài liệu đã ký trước đó đều không còn hợp lệ. Cần xác định trạng thái chứng thư tại thời điểm ký số và các điều kiện liên quan.

Nếu hệ thống báo chữ ký không hợp lệ hoặc không kiểm tra được, người nhận nên tìm hiểu nguyên nhân trước khi dùng tài liệu để thực hiện giao dịch.

Chữ ký số có bắt buộc sử dụng USB Token không?

Chữ ký số không chỉ được sử dụng thông qua USB Token. Hiện nay, người dùng có thể ký số bằng USB Token hoặc chữ ký số từ xa, tùy cách làm việc và hệ thống giao dịch đang dùng.

Chữ ký số USB Token

USB Token là thiết bị có hình dạng tương tự USB thông thường, dùng để lưu trữ khóa bí mật phục vụ việc ký số. Khi sử dụng, người dùng kết nối thiết bị với máy tính, lựa chọn tài liệu cần ký và nhập mã PIN để xác nhận.

Thiết bị này phù hợp với người thường xuyên làm việc trên máy tính và dùng phần mềm hỗ trợ USB Token. Người dùng cần bảo quản thiết bị và không chia sẻ mã PIN để hạn chế nguy cơ bị sử dụng trái phép.

Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết Chữ ký số USB Token là gì?

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa cho phép người dùng thực hiện ký số thông qua hệ thống cung cấp dịch vụ mà không cần cắm USB Token vào máy tính. Người ký xác nhận yêu cầu ký theo phương thức được nhà cung cấp hỗ trợ.

Giải pháp này phù hợp với người thường xuyên di chuyển hoặc cần ký tài liệu trên nhiều thiết bị. Việc sử dụng còn phụ thuộc vào khả năng hỗ trợ của hệ thống tiếp nhận.

Bạn có thể tham khảo bài viết Chữ ký số từ xa là gì? để tìm hiểu chi tiết hơn.

Dù chọn phương thức nào, bạn vẫn nên kiểm tra chứng thư chữ ký số, phạm vi sử dụng và xem các hệ thống mình định giao dịch có hỗ trợ hay không.

ONE-CA Giải pháp chữ ký số cho cá nhân và doanh nghiệp

ONE-CA là giải pháp chữ ký số do VISNAM cung cấp, phục vụ nhu cầu ký số trong các giao dịch điện tử của cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

Với hai lựa chọn USB Token và chữ ký số từ xa HSM, ONE-CA hỗ trợ ký hóa đơn điện tử, hợp đồng, hồ sơ thuế và các tài liệu điện tử khác trên những nền tảng có hỗ trợ ký số.

Bạn chỉ cần cho VISNAM biết mình dùng chữ ký số để làm gì, chẳng hạn kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử hay ký hợp đồng. VISNAM sẽ tư vấn nên chọn USB Token hay chữ ký số từ xa, rồi hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, đăng ký và kích hoạt.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin chữ ký số ONE-CA và bảng giá ONE-CA trước khi đăng ký.

Lời kết

Chữ ký số là chữ ký điện tử dùng công nghệ mật mã để xác định người ký và phát hiện tài liệu bị sửa sau khi ký. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số của cá nhân có giá trị pháp lý tương đương chữ ký trên văn bản giấy. Trước khi sử dụng, hãy kiểm tra chứng thư và xem hệ thống bạn giao dịch có hỗ trợ ký số hay không.

Nếu đang tìm hiểu hoặc có nhu cầu đăng ký chữ ký số ONE-CA, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn và lựa chọn giải pháp phù hợp.